Ja, das stimmt! Diese Aufgabe braucht einen langen Atem. Dazu kommt, dass nicht alle deine Begeisterung teilen und dir widerstandslos folgen werden. Du wirst Rückschläge erleiden und große Frustration erleben. Bald werden sich aber auch die ersten Fortschritte zeigen und das ist der Lohn für deinen Einsatz.
Ich höre immer wieder in meiner Praxis: „Lean ist super! Ich stehe da voll dahinter!“ Diese Aussage gilt exakt so lange, bis derjenige selbst ein Rädchen im Veränderungsprozess wird.
Das Anders machen, wird als besser machen verstanden und das Besser machen ist in vielen Köpfen als: “ich habe es nicht gut bzw. falsch gemacht”, gespeichert. Reflexartig erfolgt daher erst mal Gegenwehr.
Darauf vorbereitet zu sein und ein systematisches Vorgehen, vergrößern die Chancen auf optimalen Nutzen, wenn du Lean Management in deinem Unternehmen einführen willst.
Lean Management mit der ehrlichen Geschichte einzuführen, ist ein starker, erfolgversprechender Hebel, da Widerstände deutlich verringert werden.
Wir lieben unsere Gewohnheiten auf der Arbeit ebenso wie im Privatleben. Sie geben uns ein warmes Gefühl der Sicherheit.
Klar, dass das Aufgeben einer lieben Gewohnheit stark emotional besetzt ist. Allein mit Fakten wird es schwer, zu überzeugen und die Betroffenen mitzunehmen.
Wer überlegt, in seinem Unternehmen Lean Management einzuführen, hat einen drängenden Handlungsbedarf. Genau das ist die Geschichte, die alle Betroffenen klar und unverblümt in der vollen Dimension erst erzählt bekommen müssen. Wie gesagt, an Gewohnheiten halten wir ausdauernd fest. Jetzt geht es aber nicht mehr um die gewohnten Arbeitsabläufe, jetzt geht es um mehr. Die Gewohnheit, genau den Job zu haben, genau die Kollegen zu kennen, genau in dieses Unternehmen täglich gehen zu können, gerät in Gefahr. Um diese Gewohnheit aufrechtzuerhalten, ist man jetzt bereit, alte Gewohnheiten zur Disposition zu stellen. Jetzt überzeugen auch Daten und Fakten.
In der Anfangszeit meiner Praxis habe ich sehr konsequent einen Fehler gemacht. Ich habe Mitarbeitende gefragt: „Welche Prozesse laufen aus eurer Sicht schlecht?“
Warum das ein Fehler ist?
Mitarbeitende erfahren Prozesse aus dieser Sicht:
Sie verstehen nicht und akzeptieren schwer, dass häufig enormes Potenzial gerade in den routinierten Prozessen steckt, weil sie ja laufen. Nervt muss weg, bleibt aber bei den Mitarbeitenden eine dominante Forderung. Und dabei ist es ihnen egal, ob die Veränderung eine Prozessverbesserung liefert oder nicht.
So kartierst du deine Prozesse unabhängig von diesen Meinungen:
Jetzt liegen die grundlegenden Zahlen und Fakten vor, um die Verteilung deiner Manpower beurteilen zu können.
Erfahrungsgemäß liegt dort, wo viel Arbeitskraft gebunden ist, ein interessantes Potenzial für Verbesserungen.
Um ein vollständiges Bild zu bekommen, werden Mitarbeitende abschließend noch befragt.
Einen letzten Tipp an dieser Stelle:
Verkompliziere deine Analysen und Dokumentationen im ersten Schritt nicht. Ansonsten läufst du Gefahr, nicht in die Umsetzung zu kommen.
Denk immer daran: Lean ist praktisch und verfolgt die Gedanken „just do it“ und „80/20″.
Sie sind die Speerspitze angestrebter Veränderungen.
Verwende ausreichend Zeit, um sie in dein “Lean-Boot” zu holen. Haben sie nicht verstanden, WARUM Lean-Management für das Unternehmen wichtig ist, wird die Einführung mit großer Wahrscheinlichkeit scheitern.
Lege folgende Rettungsringe aus: 😉
Rechne aber nicht damit, dass mit den ausgelegten “Rettungsringen” alle sicher an Bord gekommen sind.
Die Veränderungskurve nach Kübler Ross zeigt: Schock und Verneinung sind typische Reaktionen auf Veränderungen!
Verneinung oder Widerstand erkennst du an Aussagen wie:
Nimm sie ernst und setze dich mit den Zweiflern auseinander. Bleib geduldig, führe weitere Gespräche, betreibe Aufklärung und gib immer wieder Raum für kritische Fragen.
Diese Fragen nutzt du, um eine FAQ aufzubauen.
So entsteht in den Antworten
Bei allen Zweifeln muss jedoch klar sein, die Veränderung wird in jedem Fall stattfinden.
Ruf dir ins Bewusstsein, deine Führungskräfte sind der Motor für die Veränderung und deine Mitarbeitenden besetzen den Maschinenraum.
Sie sind die einzelnen Zahnräder. Sie müssen ineinandergreifen für reibungslose Abläufe.
In diese Abläufe greift das Lean Management nun ein. Also Achtung, sie sind von den Veränderungen unmittelbar betroffen. Es finden Eingriffe in ihre Routinen und damit verbundene Sicherheiten statt. Hier wird der Schock, die Verneinung und der Widerstand erfahrungsgemäß am Heftigsten ausfallen, wenn die Vorbereitung auf die Veränderung nicht mit der notwendigen Sorgfalt und Überzeugungsarbeit geleistet worden ist.
Um sie an Bord zu holen, gehst du gleich vor wie bei den Führungskräften.
Als ergänzende Schritte
Willst du Lean Management einführen, schaffst du so die nötige Transparenz für eine nachhaltige Umsetzung.
Konzentriere dich bei der ersten Verbesserungen auf Prozesse, die du ohne Mehrkosten verändern kannst. Als Leitgedanke gilt das Prinzip „no money, no space, no people“ für deine Verbesserungsmaßnahmen.
Bei der Auswahl der Prozesse hilft dir die erstellte Kartierung aller Prozesse. Erstelle dazu eine Matrix mit diesen Fragen:
Anhand der Kartierung und dieser Matrix kannst du entscheiden, welcher Prozess das meiste Potenzial bietet.
Nachdem der Prozess mit Potenzial gefunden ist, werden die Mitarbeitenden eingebunden. Stelle ein Workshop-Team zusammen, das den ausgewählten Prozess bis in die Tiefe analysiert und konkrete Maßnahmen zur Verbesserung erarbeitet.
Der Workshop braucht
Deine Mitarbeitenden sind ab diesem Schritt von unschätzbarem Wert. Sie wissen/fühlen genau, was in diesem Prozess nicht funktioniert.
In strukturierten Schritten erarbeiten die Teilnehmenden konkrete Prozessverbesserungen.
Lean Management bietet eine unerschöpfliche Auswahl an Tools, die man im Workshop nutzen kann. Nutze sie mit Augenmaß. Du erreichst mit einer kleinen Auswahl an Tools bereits eine Menge.
Meine liebsten Tools sind:
Dokumentiere unbedingt deine Ergebnisse und To Dos, damit du nach dem Workshop die Umsetzung nicht aus dem Auge verlierst.
Die Ergebnisse und To Dos umzusetzen, ist die wichtigste Aufgabe der Vorgesetzten. Denn es gilt: „Eine Regel ist nur so lange eine Regel, bis sie zum ersten Mal ungeahndet gebrochen wird“
Die ersten Prozesse sind verändert. Ab jetzt ist es essentiell, deinen Mitarbeitenden regelmäßig mitzuteilen, wie sich die Veränderungen im Unternehmen auswirken. Sei dabei ehrlich und berichte über Erfolge und Misserfolge.
Eine offene Kommunikation sorgt dafür, dass
Daraus entsteht langfristig:
Damit Lean Management einführen kein Strohfeuer wird, brauchst du eine dauerhafte Routine für Verbesserungsmaßnahmen.
Der PDCA-Kreislauf mit den folgenden Orientierungspunkten unterstützt die Entwicklung notwendiger Routinen.
Wenn es gelingt, mit deinem Team eine Routine zu entwickeln, in der die erreichten Verbesserungen kontinuierlich geprüft und weiterentwickelt werden, hast du erfolgreich Lean Management eingeführt.
