In meinen Augen lässt sich kaum etwas so vielfältig in Beruf und Alltag nutzen wie Kanban. Gleich vorweg, ich bin ein großer Kanban-Fan! Das bedeutet aber nicht, dass ich die Grenzen dieser Methode verschweigen werde. Dazu aber später. Was bietet Kanban als Methode dem Projektmanagement und jedem einzelnen von uns eigentlich?
Bevor ich diese Frage beantworte, klären wir, was Kanban eigentlich ist. Prinzip oder Methode werde ich häufig gefragt.
Kanban ist sowohl ein Prinzip als auch eine Methode, die ursprünglich von Toyota stammt, aber heute in verschiedenen Bereichen wie Softwareentwicklung, Projektmanagement und anderen Arbeitsumgebungen weit verbreitet ist.
Kanban basiert auf dem Prinzip der visuellen Steuerung und des Flussmanagements, entscheidende Elemente des Lean-Managements.
Kanban ist ein System, das darauf abzielt, den Arbeitsfluss zu visualisieren, Engpässe zu identifizieren und die Arbeit gleichmäßig zu verteilen.
Das Prinzip legt den Fokus auf die Begrenzung der gleichzeitig laufenden Arbeit (Work in Progress, WIP), um Überlastung zu vermeiden und einen kontinuierlichen, effizienten Arbeitsfluss sicherzustellen.
Kleiner Exkurs WIP-Limit: Stell dir einen Korb voller Mandarinen vor. Du möchtest mit allen Früchten jonglieren. Wahrscheinlich würden die meisten auf dem Boden landen und du wirst irgendwann frustriert aufgeben.
Und genau das wird durch das WIP-Limit verhindert. Denn es sagt, du darfst maximal mit drei Mandarinen jonglieren. Und das bekommt man hin.
Kanban ist die Methode, die dieses Prinzips umsetzt. Alle Arbeitsaufträge werden in der Praxis an einem Board in verschiedenen Spalten erfasst und dargestellt.
Jede Spalte zeigt einen bestimmten Arbeitsstatus und die Aufgaben werden von einer Spalte zur nächsten geschoben. So wird der Bearbeitungsstatus für alle Beteiligten sichtbar angezeigt. Dabei kann das Board perfekt auf die Rahmenbedingungen angepasst werden. Digitale Lösungen, wenn von verschiedenen Orten aus bearbeitet wird. Analoge Varianten, wenn alle Zugang haben, egal ob Büro oder in der heimischen Küche.
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Kanban eine Projektmanagement-Methode ist, die ihre Kraft aus dem Prinzip und die Effizienz aus der Methode schöpft.
So unterstützt Kanban Arbeit, effizienter zu organisieren, den Arbeitsfluss zu optimieren und die Transparenz über den Fortschritt der Aufgaben zu verbessern.
Das Pull-System steigert das Gefühl der Wirksamkeit.
Denn es legt den Fokus auf die Bedürfnisse und den Fortschritt der Arbeit.
Anstatt Arbeit nach einem vordefinierten Zeitplan zu forcieren, ermöglicht das Pull-System, dass Arbeit aufgrund tatsächlicher Nachfrage und Kapazität gezogen wird. Dadurch wird vermieden, dass Aufgaben vorzeitig begonnen oder unvollständig abgeschlossen werden.
Mitarbeitende fühlen sich also effektiver, da sie klarere Prioritäten haben und sich auf das Wesentliche fokussieren können.
Dies gibt ihnen das Gefühl, dass ihr Engagement relevant ist. Dadurch erhöht sich ihr individuelles Gefühl der Wirksamkeit.
In der Praxis würde sich das für dich so anfühlen:
Anstatt z. B. einem riesigen Stapel Arbeit auf deinem Schreibtisch, der dir zugeteilt wird, holst du dir die “Portion” Arbeit, die du fokussiert bewältigen kannst.
Ausgehend von Toyota hat sich Kanban in den letzten Jahrzehnten nicht nur in der Produktion, sondern auch in den verschiedensten Branchen bewährt.
In der Softwareentwicklung ermöglicht Kanban als Prinzip eine flexible und iterative Vorgehensweise, um Aufgaben zu priorisieren und transparent zu machen. Im Marketing kann Kanban helfen, Kampagnen und Projekte effizient zu planen und Deadlines einzuhalten. Auch im Gesundheitswesen hat Kanban dazu beigetragen, Prozesse in Krankenhäusern und Arztpraxen zu optimieren und die Patientenversorgung zu verbessern.
Wie oben bereits angerissen, kann das Kanban-Prinzip in digitaler und analoger Form gleichermaßen erfolgreich umgesetzt werden. Wodurch es besonders attraktiv ist. Digitale Kanban-Boards, die auf Tools wie Trello, Jira oder Asana basieren, ermöglichen die Zusammenarbeit in verteilten Teams und bieten zusätzliche Funktionen wie automatische Benachrichtigungen und Datenanalyse.
Auf der anderen Seite bieten physische Kanban-Boards eine haptische Erfahrung und können beispielsweise im Büro oder zu Hause verwendet werden, um persönliche Aufgaben zu organisieren.
Die erfolgreiche Implementierung von Kanban hängt von einigen entscheidenden Faktoren ab. Disziplin und Teamarbeit sind von größter Bedeutung, um die Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und die vereinbarten WIP-Limits einzuhalten. Mit der Bereitschaft kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern, wird Kanban seine volle Wirkung entfalten. Daneben muss das Team sich aktiv an der Identifizierung von Engpässen und der Entwicklung derer Lösungen beteiligen.
Weitere Faktoren, die aus meiner Sicht einen positiven Einfluss haben:
Wie in der Einleitung versprochen, will ich diese nicht verschweigen. Als Kanban-Fan bin ich davon überzeugt, kennt man die Grenzen und Risiken, vergrößern sich die Chancen auf eine erfolgreiche Einführung fürs Projektmanagement und/oder die tägliche Arbeit.
Weitere allgemeine Grenzen und Risiken entstehen aus der Umkehrung der oben bereits dargestellten positiven Faktoren.
Treten diese Faktoren auf, entsteht ein innerlicher Widerstand gegen diese Veränderung, insbesondere wenn die Beteiligten das Gefühl haben, dass sie bereits eine bewährte Methode verwenden.
Digitale Kanban-Boards bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Aufgaben zu verwalten und Fortschritte zu verfolgen. Beliebte Tools wie Trello ermöglichen das Erstellen von Karten für einzelne Aufgaben, das Hinzufügen von Checklisten, das Zuweisen von Verantwortlichkeiten und das Verschieben von Karten zwischen verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs. Jira bietet eine erweiterte Funktion, um Softwareentwicklungsprojekte zu planen und zu verwalten, während Asana für die Verbindung von Projekten mit Unternehmenszielen optimiert ist.
Analoges Kanban kann genauso leistungsfähig sein und eröffnet kreative Möglichkeiten, um Aufgaben zu organisieren. Ein einfaches Whiteboard mit farbigen Haftnotizen kann verwendet werden, um den Fortschritt der Aufgaben visuell darzustellen. Zusätzlich können Magnete, Stifte oder andere Elemente verwendet werden, um den Prozess an die spezifischen Bedürfnisse des Teams oder Haushalts anzupassen.
Möglichkeiten gibt es hinlänglich. Welche Variante jedoch geeignet ist, sollte ein Team für sich entscheiden dürfen. Und hier gilt die Devise, die Variante darf sich durchaus ändern. Nichts ist in Stein gemeißelt. Einfach ausprobieren.
Für mich ist Kanban mehr als nur eine Projektmanagement-Methode. Sie hat sich in vielen Branchen und Umgebungen bewährt.
Aufgrund ihrer Einfachheit und Flexibilität wird sie weiterhin an Bedeutung gewinnen.
Die Kanban-Prinzipien Pull, Visualisierung, WIP-Limit und kontinuierliche Verbesserung ermöglichen es Teams, ihre Arbeitsabläufe eigenverantwortlich zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern. Ob digital oder analog, Kanban bietet kostengünstige und leicht umsetzbare Lösungen, die sich an die Bedürfnisse jedes Unternehmens, Teams oder Haushalts anpassen lassen.
Durch Disziplin und kontinuierliche Verbesserung können Teams und Familien langfristig von den Vorteilen von Kanban profitieren und erfolgreich sein.
Und genau darum bin ich großer Kanban-Fan.
Du möchtest erfahren welche Möglichkeiten Kanban für dich bietet?
